Ein nachvollziehbares Kassenbuch beginnt beim Beleg.
Die Frage ist nicht nur, ob ein bestimmtes Heft «Kassenbuch» heisst. Entscheidend sind nachvollziehbare Geschäftsvorfälle und die für deinen Betrieb geltenden Buchführungspflichten.
Braucht jedes Restaurant dieselbe Art von Buchhaltung?
Nein. Nach der Übersicht des Bundes zur Buchhaltungspflicht unterscheiden sich die Anforderungen unter anderem nach Rechtsform und Umsatz. Juristische Personen unterliegen grundsätzlich der Buchführungs- und Rechnungslegungspflicht. Für Einzelunternehmen und Personengesellschaften unter CHF 500’000 Jahresumsatz ist eine vereinfachte Aufzeichnung von Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage vorgesehen. Die konkrete Einordnung sollte eure Treuhand prüfen.
Diese Unterscheidung macht tatsächliche Bargeldbewegungen nicht unwichtig. Auch ein kleiner Betrieb muss erklären können, woher Einnahmen stammen und wofür Geld ausgegeben wurde. Aus dem Suchbegriff «Kassenbuch Pflicht Schweiz» lässt sich aber keine universelle Pflicht zu einem bestimmten App-Produkt oder einem bestimmten vorgedruckten Formular ableiten.
Was gehört in einen nachvollziehbaren Bargeldnachweis?
- Der Betrieb, der Zeitraum und der tatsächlich gezählte Bestand.
- Nachvollziehbare Einnahmen mit Bezug zum passenden Kassenbericht.
- Spesen, Einlagen, Entnahmen und Rückerstattungen mit Beleg beziehungsweise dokumentiertem Grund.
- Trinkgeldbeträge und bestätigte Auszahlungen, soweit sie den Bargeldbestand betreffen.
- Offene Differenzen samt Prüfung und Entscheidung, statt einer stillschweigenden Anpassung.
Eine Kartenzahlung ist nicht automatisch ein Bargeldzugang. Umgekehrt kann eine Erstattung an Mitarbeitende Geld aus der Kasse nehmen, ohne den Tagesumsatz zu mindern. Eure Kontierung muss diese Vorgänge richtig abbilden; ein allgemeines Kontonummern-Rezept wäre dafür ungeeignet.
Wie lange müssen Belege verfügbar bleiben?
Das KMU-Portal des Bundes zur elektronischen Aufbewahrung erläutert die zehnjährige Aufbewahrung von Geschäftsbüchern und Buchungsbelegen nach Art. 958f OR, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres. Elektronische Aufbewahrung muss die gesetzlichen Anforderungen erfüllen; ein Foto allein garantiert das nicht. Besondere oder längere Pflichten sind damit nicht ausgeschlossen.
Prüft praktisch, ob ihr einen Beleg später wiederfindet, lesen und der zugehörigen Buchung zuordnen könnt. Legt fest, wer die Aufbewahrung verantwortet und wie Daten bei einem Softwarewechsel verfügbar bleiben. Die Tatsache, dass ein Download heute funktioniert, ist keine pauschale Garantie für ein gesetzeskonformes Archiv.
Ein klarer Ablauf statt eines zweiten Hauptbuchs
Flowz unterstützt die Vorbereitung des Tagesabschlusses: Belege, Bargeld, Spesen und Trinkgeld werden im vorgesehenen Ablauf zusammengeführt und geprüft. Die freigegebene Übergabe folgt dem eingerichteten Buchhaltungsanschluss, etwa dem Abacus-Dateiexport. Flowz ersetzt nicht eure verantwortliche Buchführung.
Beginne mit der Tagesabschluss-Checkliste. Passt der Bestand nicht, hilft die systematische Prüfung der Kassendifferenz. Fragen zu Auszahlungen sind im Trinkgeld-Leitfaden für die Schweiz getrennt behandelt.
Allgemeine Information, keine individuelle Beratung. Dieser Leitfaden ersetzt keine rechtliche, steuerliche oder treuhänderische Prüfung eures Betriebs. Er verspricht weder automatische Gesetzeskonformität noch eine bestimmte steuerliche Behandlung. Zur Übersicht der Praxisleitfäden.