Vom Restaurantabschluss zur Abacus-Datei.
Flowz bereitet den Tagesabschluss vor und erzeugt im eingerichteten Abacus-Dateiweg eine Buchhaltungsdatei. Eure Buchhaltung importiert sie in den bestätigten Mandanten. Dafür braucht Flowz keinen API-Zugang zu eurem Abacus.
Datei statt automatischer Abacus-Abfrage
Dieser Flowz-Anschluss ist ein Dateiexport über AbaConnect-XML. Der Kunde stellt die benötigten Buchhaltungsdaten als Dateien bereit. Flowz fragt dafür nicht selbst eure Abacus-Installation ab. Nach Einrichtung und Freigabe erzeugt Flowz die Datei für die vorgesehenen neuen Buchungen; der Import erfolgt in Abacus.
Eine OAuth-Client-ID ist keine Abacus-Mandantennummer. Der Zielmandant wird separat bestätigt. Wenn mehrere Restaurantstandorte denselben Mandanten verwenden, muss die erforderliche Kostenstelle beziehungsweise Standortzuordnung ebenfalls eindeutig hinterlegt sein.
Diese Daten braucht die Einrichtung
- Kontenplan einschliesslich Kontovorgaben: Welche Konten sind in eurem Mandanten vorhanden und wie dürfen sie verwendet werden?
- MWST-Stamm: Welche Steuercodes und Eigenschaften gehören zu diesen Buchungen?
- Vollständiges Buchungsjournal des vereinbarten Referenzzeitraums: Wie wurden eure tatsächlich vorkommenden Geschäftsfälle bisher kontiert?
- Kostenstellenstamm und Klassierung, falls verwendet: Welche gültigen Kostenstellen gibt es und wie sind sie zugeordnet?
Die Dateien müssen aus demselben passenden Buchhaltungsbestand stammen. Historische Buchungen dienen als Referenz; sie werden nicht nochmals als neue Tagesumsätze exportiert. Aus einer Historie ohne einen bestimmten Geschäftsvorfall kann Flowz keine belegte Kontierungsregel für diesen Fall erfinden.
Vom hochgeladenen Bestand zur neuen Buchung
- Connector und Ziel bestätigen. Für die Buchhaltungseinheit wird Abacus-Dateiexport eingerichtet, einschliesslich Mandant und unterstützter Abacus-Version.
- Stammdaten und Journal hochladen. Flowz liest die unterstützten Dateien, verknüpft vorhandene Konten-, Steuer- und Kostenstellenbeziehungen und zeigt konkret fehlende Zuordnungen an.
- Betriebszuordnung prüfen. Bei mehreren Standorten muss feststehen, welche externe Dimension zu welchem Betrieb gehört. Eine ähnliche Bezeichnung ist kein verlässlicher Identifikator.
- Neuen Tagesabschluss erfassen. Die neuen Beträge werden mit den verwendbaren betrieblichen Zuordnungen kontiert. Echte Unklarheiten bleiben zur Bestätigung offen.
- Freigeben und auswählen. Im vorgesehenen Ablauf können ein Tag, ausgewählte freigegebene Tage oder ein Monat für die Ausgabe gewählt werden.
- In Abacus importieren und kontrollieren. Prüft Mandant, Konten, MWST, Kostenstellen und Beträge am tatsächlichen Importergebnis.
Was enthält die Datei?
Die AbaConnect-Datei enthält die freigegebenen Buchungszeilen mit Datum, Referenz, Betrag, Kontierung, den benötigten MWST-Angaben und gegebenenfalls Kostenstelle. Die verwendeten Nummern stammen aus eurer bestätigten Einrichtung, nicht aus einem allgemeinen Restaurant-Kontenplan. Der hier beschriebene Dateiweg verarbeitet CHF-Buchungen; andere Währungen sind damit nicht pauschal freigegeben.
Abacus dokumentiert die Struktur in der AbaConnect-Buchungsschnittstelle. Formatversion und Produktversion sind dabei nicht dasselbe.
Welche Kompatibilität ist geprüft?
Ein tatsächlicher Testimport mit anschliessendem Rückvergleich wurde für Abacus V2025 nachgewiesen. Für V2024 und V2026 liegen Format- und Generatortests vor; das ist keine Importabnahme dieser Versionen. Prüft die passende Einrichtung und Importberechtigung eures Mandanten vor dem produktiven Einsatz. Die blosse Erzeugung einer XML-Datei bestätigt keine Annahme durch Abacus.
Eine allgemeine Übernahme von Archivanhängen wird hier nicht zugesagt. Buchungsdatei, Belegablage und Annahme im Zielsystem sind getrennte Nachweise. Es wird keine offizielle Abacus-Zertifizierung oder Partnerschaft behauptet.
Euren bestehenden Abschluss vorbereiten: Die Tagesabschluss-Checkliste und der Leitfaden zum Bargeldnachweis helfen beim Zusammenstellen. Weitere Themen findest du im Praxiswissen.