Trinkgeld auszahlen. Den Tagesstand im Blick behalten.
Die erste Schicht ist fertig, das Restaurant bleibt offen. Wenn jetzt Bargeld oder Trinkgeld entnommen wird, muss der spätere Tagesabschluss davon wissen – ohne denselben Umsatz oder dieselbe Auszahlung nochmals zu zählen.
X-Bericht und Z-Bericht erfüllen verschiedene Aufgaben
Ein X-Bericht zeigt einen Zwischenstand. Der Z-Bericht steht für den abgeschlossenen Berichtszeitraum. Entscheidend ist die Zeitspanne deiner Kasse: Manche Systeme führen Schichten, andere einen Kassentag. Prüfe deshalb, ob zwei Berichte aufeinanderfolgende Zeiträume oder denselben kumulativen Stand abbilden.
Bei einem kumulativen Tagesstand gilt: Zeigt der X-Bericht 200 CHF Umsatz und der spätere Z-Bericht 1’000 CHF, beträgt der finale Umsatz 1’000 CHF – nicht 1’200 CHF. Seit dem Zwischenbericht sind 800 CHF dazugekommen. Das Beispiel beschreibt Umsatz, nicht den auszuzahlenden Bargeldbetrag.
Die Unterscheidung und die unterschiedlichen Schicht-/Tagesbezüge beschreiben beispielsweise die offiziellen Anleitungen zu orderbird PRO und orderbird MINI. Massgeblich bleibt die Einrichtung eurer eigenen Kasse; daraus folgt keine Zusage einer bestimmten Connector-Unterstützung.
Trinkgeldbetrag ist nicht gleich Trinkgeldauszahlung
Der Tagesstand kann einen Trinkgeldbetrag zeigen, obwohl noch kein Geld entnommen wurde. Umgekehrt kann die erste Schicht ihr Trinkgeld bereits erhalten haben, während weitere Umsätze hinzukommen. Deshalb braucht der Abschluss beide Informationen: den ermittelten Tagesbetrag und die tatsächlich bestätigten Auszahlungen.
Dasselbe gilt für Geld, das als Betriebsabgabe aus der Kasse in den Tresor geht. Das ist keine Trinkgeldauszahlung. Beide Entnahmearten müssen getrennt nachvollziehbar bleiben, obwohl beide den vorhandenen Bargeldbestand verändern.
So dokumentierst du den Schichtwechsel in Flowz
- Den passenden Zwischenstand erfassen. Verwende den X-Bericht und die dazugehörigen unterstützten Belege am richtigen Tag und Standort.
- Kasse zählen und Tagesangaben speichern. Grundlage ist das tatsächlich vorhandene Bargeld vor der Entnahme. Kläre offene notwendige Angaben am Original.
- Schichtentnahme öffnen. Wähle den geprüften Zwischenbericht. Flowz verwendet den zugehörigen berechneten Stand für die Vorschläge.
- Tatsächliche Auszahlung prüfen. Kontrolliere Betriebsabgabe und Trinkgeld getrennt und erfasse die Empfänger. Bestätige nur Beträge, die wirklich entnommen werden.
- Am Ende den Z-Bericht ergänzen. Der Tag bleibt bis zum finalen Abschluss offen. Ergänze den finalen Bericht am bestehenden Tag und zähle die Kasse zum vorgesehenen Zeitpunkt erneut.
Was beim finalen Tagesabschluss erhalten bleibt
Der Z-Bericht liefert im kumulativen Fall den finalen Umsatz. Bereits bestätigte Schichtentnahmen bleiben nachvollziehbar und werden nicht nochmals ausgezahlt. Der gesamte Trinkgeldbetrag des Tages und der noch auszuzahlende Rest sind deshalb bewusst unterschiedliche Angaben.
Einmal entnommen, einmal berücksichtigt. Eine Spesenrückerstattung, eine Betriebsabgabe oder eine Trinkgeldauszahlung wird nicht durch ein erneutes Öffnen des Tages nochmals zur neuen Geldbewegung. Prüfe die gespeicherten Entnahmen, bevor du eine weitere bestätigst.
Dieser Leitfaden beschreibt die Erfassung und Nachvollziehbarkeit in Flowz, keine arbeits- oder steuerrechtliche Trinkgeldregel. Die Verteilung legt euer Betrieb fest. Für den Gesamtprozess hilft die Checkliste zum Tagesabschluss; bei Abweichungen die Prüfung der Kassendifferenz.